お勧め本

『報・連・相の技術がみるみる上達する!』糸藤正士著(日本実業出版社)

報・連・相の技術がみるみる上達する!コーチングに携わる中、特に納得し、感動した点についてまとめてみました。

1.基本・・・「きちんと報告する」「連絡を必ず入れる」「必要な相談をする」
→できる人は?この仕事に対し、
「どんな相手に報告するか」「目的は何か」「自分は何をしてもらいたいのか」
を考え、無駄が無く目的にあった行動を促せる実践的な報・連・相をしている。

2.聞くと訊くと聴く。の段階は

  1. 聞くとは聞こえている状態。
  2. 訊くとは自分の聞きたい事を聞いている状態。
  3. 聴くとは相手の言いたい事を聞いている状態。

一口に聞くと言っても段階があり、よく聞いているという上司でも2番まで、3まで聞けば報・連・相はおのずと来る。
聴くとは母の心なり。相手の気持ちまで聴いてこそ本物。

3.目標は目的達成の手段なり
・目標・・・いつまでにどれだけ。という期日のある到達地点。
・目的・・・何のために。目標の意義。
→目的ない所に目標なし。目的(経営理念を含む)があってこそ目標ができる。

4.事実情報の共有化→意味の共有化→価値観の共有化の3段階。

  1. 事実を知る・・・自分の状況を回りに知ってもらう。
    周りの状況を知りながら仕事を進める。
  2. 意味の共有化・・会社が今まで何のために経営してきたかという経営理念やこの仕事は何のためにやるのかという目的を理解している。
  3. 会社の価値観・・個人の価値観とは別に、会社の価値観を共有することで相手の事を理解し、自分も理解され。目指す道筋が一致する。
    それが自発的行動を促す原動力になる。

5.相手の性格を考えて報・連・相する。
一.信長・・・結果だけの簡潔報告を好む。即断即決。  →  コントローラー
二.秀吉・・・口頭での対話的報告を好む        →  プロモーター
三.家康・・・安全安定志向。時間をかける。      →  サポーター
四.光秀・・・データ好き。理詰め。論理的思考。    →  アナライザー
自分の接し方を柔軟に変える事は上司、部下、双方に必要。
相手を理解し、信頼する事によって報・連・相の質は格段に上がる。

6.それでも部下から報・連・相が来ないとしたら・・。
原因1上司である自分が影響している。(横柄な態度、イライラ、結果のみを重視など)
→部下がよく働くあるいは働かないのは、自分の下にいるからそうなのであって、自分よりもっと優秀な幹部が上司なら彼の動きは変わっていた。
原因2部下が分かる説明をしていない。(経営理念がない。成果とは何を指すのか)
→自分がどんな内容・表現の報告を求めているか日ごろから知らせていない。
原因3コミュニケーションが上手くいっていない。(聴かず。話さず。心を許さず。)

報告の極意

  1. 基本5W1Hで報告する。
    だれがwho、いつwhen、どこでwhere、何をwhat、なぜwhy、どのようにhow。
    これに、お金how much、心heart、挨拶hello 、正直honestなどをプラスする。
  2. 時と場所と状況(TPO)を考えて報告する。→時time、場所place、状況occasion
  3. コスト意識を持つ→目的により、正確さ、早さ、美しさの優先順位を意識する。
  4. 全ての報告はリレーのバトン(中間報告)なり。
    →報告した後どうなるかを考え、上司に状況も報告してスムースに要件を送る。
  5. 一度で三度美味しい問題解決。
    メリット1.「自分のやり方にも」問題解決に向け、自分のやり方をチェックできる。
    メリット2.「他でも起きていないか?」同じような事で困っていた事が解決する。
    メリット3.「これを機会に」原状回復を超えて新たな目的(アイディア)が創造される。
  6. 飛び越し注意。
    さらに上の上司からの飛び越しの仕事の経過は、直属と依頼先上司の両方に報告。

連絡の極意

  1. 届いてこそ連絡・・・・・・届いたか内容の確認をする。
  2. 連絡には目的がある。・・・なぜそうなのか。何のために。を添えて連絡する。
  3. 連絡に熱き思いを
    →上司部下に限らず、同僚やよそのセクションにも思いまで伝われば、それがうねりとなって人を動かしていく(加速がつく)。

相談の極意

相談は対等、あるいはそれ以上のコミュニケーションを必要とする。

1.基本

  1. 相手が相談に乗る余裕のあるときに相談する。
  2. 相談の目的を明確にし、自分の意見を持って相談する。
  3. 5W2Hで状況を整理してから相談する。
  4. 一方的に話さず、相手の話に耳を傾ける。
  5. 相談したら、必ず結果を報告する。

2.質問する
→ コミュニケーションスキルで説明。

  1. 過去質問と未来質問
    過去質問・・・これまではどうだった。なぜやらないのか。
    未来質問・・・これからどうするのか。それをやるにはどうしたらよいか。
  2. あなたならどうするか。・・部下の考えを引き出す質問。
  3. チャンクダウンとチャンクアップ
    チャンクダウン・・いつ、誰が、何を、どこで、どうした。具体的に質問する。
    チャンクアップ・・どのようにしたいか。  といったイメージを広げる質問。
  4. オープンとクローズド
    オープン・・・・・答えが複数以上に広がりがある質問。
    クローズド・・・・YESかNOの2通りしか答えがない質問。
    目的にあった答えが欲しければ質問も具体的にする。
  5. 相談という根回し。
    次のステップを上手くいかせるために、あらかじめ概要を話しておく。相談という形をとるが実は根回しをして協力者を増やす。
  6. 相談という提言。
    上司への提言は自己の志を組織の仕事として実現する事。これは最も抵抗が大きい。受け入れがたいものなので上司に対し、相談という形をとると比較的受け入れられやすい。
  7. 信頼関係を築く相談。
    相談される事は非常に嬉しい事なので、信頼関係が深まる。何気なく相談を活用すると、報告も連絡も上手くいく。
  8. 自己表現(アサーション)
    お互いが自分の気持ちを正直に話し合い、譲ったり譲られたりしながらお互いの合意点を探り出す。相談の最終到達点。